Organizzare il personale di un ristorante per offrire un servizio di sola consegna è una situazione totalmente nuova per la maggior parte dei nostri ristoranti partner. È per questo che abbiamo creato una guida basata su ciò che abbiamo imparato dalle cucine Editions di Deliveroo, oltre 200 cucine con solo servizio di consegna in 14 diverse città in tutto il mondo.

La sicurezza del personale è la nostra prima priorità, ancora di più in questo periodo, e sarà l'aspetto più importante da tenere in considerazione in merito a come gestire la propria attività per offrire un servizio di sola consegna.

La situazione attuale ha portato a una drastica riduzione della necessità di personale che sia a diretto contatto con i clienti e di tante altre funzioni, inclusi vari livelli di gestione del locale. Un'organizzazione più semplice consentirà di offrire un servizio di sola consegna più sicuro e a basso costo. 

La sicurezza e l'igiene devono essere la tua priorità.
Un ristorante che offre un servizio di sola consegna può essere gestito da due o tre membri del personale flessibili ed esperti.
Ciò significa un punto di pareggio di 4400 €- 8100 € per i ristoranti con alti volumi di ordini e di 3500 €-5800 € per quelli con volumi più bassi.

Lavorare con personale limitato

Dovendo lavorare con un personale limitato, avrai bisogno di membri del team che siano flessibili e che possano occuparsi di compiti diversi durante l'orario di lavoro.

Basa la tua decisione sul tipo di contratto di ciascun membro del team e tieni conto delle tue preferenze, di modo che le mansioni e le responsabilità del tuo team possano essere svolte.
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Per far sì che questa nuova organizzazione funzioni al meglio, i ristoranti devono avere un team esperto e flessibile, offrire un menù semplice i cui piatti o ingredienti possano essere preparati in grandi quantità fra pranzo e cena, e infine preparare il tutto in modo che gli ingredienti e il packaging siano facilmente accessibili.  

1) L'aspetto commerciale di un'organizzazione del personale per servizio di sola consegna
Qui sotto forniamo degli esempi di compiti e responsabilità essenziali e delle stime finanziarie dettagliate per tipo di attività. Ciò ti aiuterà a prendere una decisione in merito a quanti membri del team necessiti per gestire il servizio che offri.

La sicurezza del personale deve essere la tua assoluta priorità quando prendi decisioni operative in merito alla gestione di un ristorante con servizio di sola consegna.

Scopri di più sulla sicurezza del personale e sulle precauzioni in materia di benessere.
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​Abbiamo stimato che, a seconda del tipo di cucina, i ristoranti con alti volumi di ordini (cioè le catene a livello nazionale) possono raggiungere un punto di pareggio (affitto escluso) di 4400 €- 8100 € di vendite nette a settimana, mentre i ristoranti con volumi più bassi (cioè ristoranti locali indipendenti, locali da asporto e caffetterie) possono raggiungere un punto di pareggio (affitto escluso) di 3500 €-5800 €.
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In questo momento, l'aspetto importante da capire per far sì che il tuo ristorante abbia successo è di quanta forza lavoro hai bisogno. Ad esempio, uno dei nostri partner, una catena a livello nazionale, ha un costo della manodopera pari a circa il 30-35% delle vendite nette nei ristoranti standard, mentre lo stesso si aggira sul 20% nel caso dei suoi ristoranti con servizio di sola consegna.

Se il tuo ristorante non riesce a raggiungere gli ordini necessari per chiudere in pareggio utilizzando il modello di staff qui sotto, puoi valutare di adottare altre due misure per gestire la redditività: aprire il ristorante solo per cena oppure solo nei giorni di maggiore richiesta.

Stime dei punti di pareggio

Quanto segue è suddiviso per tipo di cucina e tipo di ristorante (a livello nazionale o indipendente) con associato volume del locale, per calcolare le stime indicative dei punti di pareggio. Si tratta di dati di vendita al netto di IVA e di numeri di pareggio marginali (che escludono costi fissi quali l'affitto). Tutte le stime sono conservative. *

* Una nota sulla metodologia

Le stime dei punti di pareggio qui sopra sono solo indicative e basate su supposizioni generali per tipo di cucina e grandezza del ristorante.
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I punti di pareggio esatti differiranno in base alle tariffe orarie del personale e ai costi relativi al cibo e alla consegna. Queste cifre sono conservative su vari aspetti: retribuzioni, costi del cibo e numero di ore di lavoro richieste al personale.

Nel tempo, man mano che i team si abituano a lavorare per offrire un servizio di sola consegna, sarà possibile ottimizzare questo modello. Queste stime vengono fornite per dare ai ristoranti informazioni indicative per valutare il bilancio marginale dei costi fra chiudere temporaneamente il ristorante e offrire un servizio di sola consegna. Per questo motivo sono stati esclusi dall'analisi costi fissi come l'affitto.

2) Ruoli e responsabilità prima, durante e dopo il servizio
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In base a ciò che abbiamo visto fino ad ora, per gestire la tua cucina potrebbero essere sufficienti due o tre membri dello staff.
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Se non viene utilizzato un Coordinatore, saranno gli chef a occuparsi di impacchettare gli ordini e di portarli ai tavoli dove verranno ritirati dai rider. Se questo ruolo viene svolto da un dipendente retribuito (senza andare ad incidere sui costi incrementali), i punti di pareggio saranno ulteriormente ridotti.

Scopri di più sul ritiro senza contatto e sulla disposizione della sala in questa guida. 

Chef (team dedicato alla preparazione dei piatti)

Tra un'ora di punta e l'altra: fanno l'inventario e annotano le temperature degli alimenti. Accettano e ricevono le consegne delle forniture, etichettano e sistemano gli ingredienti che sono stati consegnati, preparano gli ingredienti necessari per preparare i piatti (salse, vinaigrette, cereali ecc.) per il servizio da effettuare.

All'ora di punta: cucinano e impacchettano gli ordini a seconda dei tempi di preparazione indicati sulle comande.

Al termine del servizio: etichettano e sistemano adeguatamente gli ingredienti preparati, puliscono attrezzi e utensili, superfici e pavimento, annotano quali sono gli alimenti o ingredienti da aquistare con l'ordine successivo.

Coordinatore (in base al tipo di cucina e al volume di ordini, questo ruolo può essere svolto da un capo chef o da un capoturno).

Tra un'ora di punta e l'altra: controllano la disponibilità online dei piatti del menù e le impostazioni del tablet, aiutano con la preparazione, fanno l'inventario e acquistano gli alimenti necessari.

All'ora di punta: aiutano i cuochi a preparare i piatti (se hanno la qualifica necessaria e se richiesto), gestiscono gli ordini in arrivo, impacchettano gli ordini e li portano nei punti in cui verranno ritirati dai rider (tavoli o punti "drive-thru") come richiesto, rispondono alle telefonate e alle domande dei clienti, si assicurano che vengano rispettate le distanze di sicurezza richieste, se nel locale ci sono troppi rider imposta il tablet sulla "modalità occupato" (o un'impostazione simile per le altre piattaforme) per ridurre il numero di rider in arrivo, fino a che non viene ristabilita una situazione di normalità.

Al termine del servizio: aiutano a pulire, fanno l'inventario se necessario, portano a termine dei compiti amministrativi (pianificazione, resoconti ecc.), disinfettano la sala e si assicurano che sia tutto pronto per le consegne del giorno successivo.

Per le attività più su larga scala, si possono aggiungere i seguenti ruoli:

Coordinatori a contatto con la clientela

Per i ristoranti con servizio di consegna e drive-thru, un membro del team potrebbe occuparsi di prendere gli ordini e aiutare a impacchettare gli ordini e a portarli ai clienti o ai tavoli dove verranno ritirati dai rider. 

Lavapiatti, addetto alle pulizie o sguattero

Se pulire toglie troppo tempo, questo ruolo può aiutare gli chef a pulire le superfici, le attrezzature e gli accessori. In questo modo gli chef possono concentrarsi totalmente sulla preparazione dei piatti.

3) Tre ingredienti chiave per un modello di personale ridotto

Come già menzionato, questo modello è molto diverso da quello solito utilizzato dai ristoranti, in quanto include solo ruoli davvero essenziali. Ciò significa che alcune mansioni e attività dovranno essere svolte in modo diverso dal solito.

Un team flessibile ed esperto:
Avere un team esperto garantisce la massima efficienza con una supervisione minima. In questo modello, il personale dovrà occuparsi di varie mansioni che non rientravano precedentemente fra le proprie competenze. Per questo sono da ritenersi fondamentali qualità come la flessibilità e la disponibilità a occuparsi di diversi tipi di mansioni. I ristoranti dovrebbero pianificare in anticipo quali aree della cucina richiedono più lavoro, attenzione e specializzazione. Ciò aiuterà il personale a capire chi deve occuparsi di mansioni più specializzate nelle ore di punta e chi, invece, può dare una mano in più posti se necessario.

Un menù semplice:
​Un menù semplice e con un numero di piatti limitato rende le cose più facili per il personale e velocizza la preparazione dei piatti. Proporre menù che includono soltanto i piatti più popolari sarà sufficienti a soddisfare la maggior parte delle richieste, diminuirà il costo della manodopera o il numero di membri del team necessari a fornire il servizio, ridurrà gli sprechi alimentari e semplificherà la catena di approvvigionamento.Più si riusciranno a preparare alimenti in grosse quantità contemporaneamente, più ottimizzato sarà il servizio offerto.

Una preparazione efficace:

Un ristorante che offre un servizio di sola consegna deve funzionare quanto più come una catena di produzione. Inoltre, è necessario avere ingredienti a sufficienza per il servizio. Per quanto possibile, gli ingredienti devono essere pronti per l'uso e richiedere il minore tempo possibile per la cottura e la composizione del piatto durante le ore di punta. Il tempo che intercorre fra un'ora di punta e l'altra deve essere sfruttato per preparare il necessario per il giorno successivo. Nella zona dedicata alla composizione finale del piatto devono essere a portata di mano sia le confezioni per impacchettare l'ordine, sia le comande per controllare adeguatamente ogni ordine prima che venga impacchettato e sigillato.

Altre considerazioni:

I termini contrattuali dei membri del tuo team potrebbero condizionare le loro responsabilità e le ore in cui possono lavorare. Il personale potrebbe anche avere delle preferenze in merito a come vengono distribuiti i turni. Un turno più lungo (piuttosto che due turni brevi) potrebbe aiutare a ridurre il costo degli spostamenti dei membri del team e i rischi di contaminazione.

Ti ringraziamo per la tua collaborazione in questa situazione nella quale prendere serie precauzioni è fondamentale al fine di offrire un servizio sicuro ai nostri clienti e di garantire l'interesse primario della tutela della salute pubblica. Queste norme verranno aggiornate con l'evolversi della situazione.