La adaptación de la plantilla de un restaurante a un servicio de solo reparto es un escenario nuevo para muchos de los miembros de nuestra plataforma. Por esta razón, hemos elaborado una guía de orientación a partir de nuestra experiencia con los locales Editions (más de 200 cocinas de solo reparto en 14 ciudades de todo el mundo). 

Especialmente en una situación como la actual, la seguridad del personal es primordial y será vital en la toma de decisiones que acompañe al proceso de transformación de las operaciones del restaurante a un servicio de solo reparto.

La necesidad de personal para la atención al cliente y muchas otras funciones, incluidos los distintos niveles de gerencia dentro del establecimiento, se reduce significativamente. Además de permitir que el servicio de solo reparto se lleve a cabo con mayor seguridad, una operativa ajustada te ayudará a ser más eficiente en costes. 

Consideraciones clave


Las consideraciones clave más importantes deben ser la seguridad y la higiene. La cocina de un restaurante de solo reparto se puede gestionar con dos o tres miembros del equipo flexibles y con experiencia. De esta forma, se alcanzaría el punto de equilibrio con un volumen de ventas de entre 4.000 y 7.300 € para cocinas de gran volumen y entre 3.200 y 5.300 € para cocinas de menor volumen.

¿Cómo puede funcionar mi restaurante con plantilla reducida? 

Si trabajas con plantilla reducida, tendrás que contar con miembros del equipo que puedan ser flexibles y que tengan capacidad de cubrir distintas funciones en un mismo turno.
Sopesa tu decisión teniendo en cuenta los contratos del personal y sus preferencias con el objetivo de poder seguir cubriendo las funciones y responsabilidades del equipo.
Para que el modelo de plantilla reducida funcione, los restaurantes deben plantearse contar con un equipo flexible y con experiencia, simplificar la carta con componentes que se puedan preparar con antelación (entre los servicios de comidas y cenas) y adelantar trabajo de forma eficaz para tener a mano los ingredientes y envases necesarios.

1. Aspectos económicos relativos al ajuste de la plantilla a servicios de solo reparto

Más abajo encontrarás ejemplos de tareas y responsabilidades esenciales, así como cálculos económicos detallados según los tipos de negocios. Es posible que te ayuden a decidir el número de miembros del personal que necesitas para gestionar tu cocina.
La seguridad del personal debe ser tu mayor prioridad ante cualquier decisión operativa que tomes en relación con la adaptación de tu restaurante a la actividad de solo reparto.
Más información sobre precauciones relativas a la seguridad y el bienestar del personal.
De acuerdo con nuestros cálculos, y dependiendo del tipo de cocina, los restaurantes con un «volumen alto» de pedidos —como las cadenas nacionales— pueden alcanzar el punto de equilibrio (sin contar alquiler) con un volumen de ventas netas por semana de entre 4.000 y 7.300 €, mientras que los restaurantes con un «volumen bajo» de pedidos —como los restaurantes locales independientes, los locales de comida para llevar y los cafés— pueden alcanzarlo con un volumen de entre 3.200 y 5.300 €.
Identificar los recursos humanos esenciales será clave para el éxito de tu restaurante en estos momentos. Por ejemplo, uno de los restaurantes de nuestra plataforma, una cadena nacional, opera con un coste laboral de entre un 30 % y un 35 % de las ventas netas de un restaurante normal, mientras que el coste laboral de su cocina de solo reparto supone alrededor del 20 %.
Si tu restaurante no consigue el volumen de pedidos necesario para alcanzar el punto equilibrio ni siquiera aplicando el modelo de plantilla reducida que encontrarás más abajo, se pueden explorar otras dos medidas para mejorar la rentabilidad: abrir para servir cenas únicamente o solo los días de más actividad.


Cálculo de los puntos de equilibrio

Más abajo encontrarás datos desglosados por tipo de cocina y grupo de restaurante (nacional o independiente) con los volúmenes asociados a cada local para calcular los puntos de equilibrio aproximados. Las cifras corresponden a ventas sin IVA y son puntos de equilibrio marginales (es decir, exentos de costes fijos como el alquiler). Todos los cálculos son estimados.*

*Apunte sobre la metodología
Los cálculos de los puntos de equilibrio anteriores son solo indicativos y se fundamentan en supuestos generales que se adoptan según el tipo de cocina y el tamaño de un restaurante.
Los puntos de equilibrio exactos diferirán en función de la retribución por hora del personal y los costes de la materia prima y el reparto. Para calcular las cifras, se han empleado valores moderados de distintos elementos: salarios, coste del materia prima y número de horas que se precisa la labor del personal. 

Con el tiempo, conforme los equipos vayan ganando experiencia en la actividad de un entorno de solo reparto, el modelo podrá optimizarse. Estos cálculos se han concebido con el propósito de ofrecer a los restaurantes información orientativa para evaluar la diferencia de coste marginal entre operar con un servicio de solo reparto o cerrar temporalmente. Por este motivo, los costes fijos como el alquiler se han excluido del análisis. 

2. Puestos y responsabilidades antes, durante y después del servicio
Según nuestra experiencia, dos o tres miembros del equipo serían suficientes para gestionar la cocina.
En caso de que se prescinda de la figura del coordinador de pedidos, los cocineros serán responsables también de envasar los pedidos y llevarlos a las mesas de entrega para que los riders los recojan. Si este puesto lo cubre un miembro de la plantilla (y, por tanto, no aumenta el coste adicional), las cifras del punto de equilibrio podrían reducirse.
En esta guía encontrarás más información sobre la entrega de pedidos sin contacto y la disposición de la parte delantera del establecimiento.

Cocineros (equipo de preparación)

Entre las horas de máxima actividad del servicio: Hacer inventario de existencias y registrar temperaturas de los alimentos, aceptar y recibir género, etiquetar y almacenar pedidos de ingredientes, y preparar componentes de recetas (salsas, aliños, decoraciones, etc.) para los próximos servicios.

Horas de máxima actividad: Cocinar y envasar pedidos respetando el tiempo de preparación que figura en los tickets.

Después del servicio: Etiquetar y almacenar debidamente los ingredientes preparados, limpiar el equipo, las herramientas de trabajo, las superficies y los suelos, y registrar las necesidades de inventario para el próximo pedido.
Coordinador de pedidos (dependiendo de tu cocina y el volumen de pedidos, esta función la puede suplir un jefe de cocina o jefe de servicio).

Entre las horas de máxima actividad del servicio: Comprobar la disponibilidad de artículos en el menú en línea y los ajustes de la tablet, ayudar en la preparación, hacer inventario y adquirir materias primas.

Horas de máxima actividad: Ayudar a los cocineros en el desarrollo de los platos (si se está capacitado y es necesario), gestionar los pedidos entrantes, envasarlos y llevarlos a los puestos de entrega (mesas o ventanillas) según sea necesario, atender las llamadas y las consultas de los clientes, garantizar que se mantienen los requisitos de distancia de seguridad, y activar el «modo ocupado» (o cualquier función similar de otras plataformas) en la tablet si se juntan demasiados riders en el local para reducir el número de riders hasta que se estabilice la demanda.

Después del servicio: Ayudar con la limpieza y el inventario si es necesario, desempeñar tareas administrativas (programación, presentación de informes, etc.), desinfectar la parte de entrada del local y preparar el material de reparto para el servicio del día siguiente.

En operaciones de mayor envergadura, se debe considerar también contar con los miembros del personal siguientes: 

Coordinadores de pedidos de cara al público
En los restaurantes de comida para llevar y servicio de recogida por ventanilla, otro miembro del personal podría ocuparse de tomar nota de los pedidos de los clientes, ayudar en el envasado y llevar los pedidos a los clientes y las mesas de entrega pertinentes. 

Friegaplatos, personal de limpieza o ayudante de cocina
Si la limpieza supone un obstáculo importante, con este puesto se podría asistir a los cocineros en la limpieza de superficies, equipo y herramientas de cocina. De esta forma, los cocineros se ocuparían únicamente de la elaboración eficiente de los platos.

3. Tres ingredientes clave del modelo de plantilla reducida
Como se ha mencionado anteriormente, es probable que este modelo de plantilla no coincida con el modelo habitual de los restaurantes. Cuenta únicamente con los niveles de plantilla esenciales, lo que implica que algunas tareas y actividades deberán llevarse a cabo con diferencias respecto a la forma habitual de proceder de tu negocio.

Un equipo flexible y con experiencia:
Disponer de un equipo con experiencia te garantizará una mayor eficiencia operativa con la supervisión mínima necesaria. De acuerdo con este modelo, el personal deberá desempeñar una variedad de tareas que pueden salirse de sus competencias habituales. Por tanto, la flexibilidad y la buena disposición para llevar a cabo tareas diferentes serán factores de gran valor.Los restaurantes deben identificar con antelación las zonas o puestos de la cocina que requieren mayor trabajo, atención y especialización. De esta forma, se podrá orientar mejor al personal para decidir qué miembros se especializan en una tarea durante los picos de actividad y qué miembros pueden ayudar en diferentes puestos en caso de que sea necesario.

Carta sencilla:
Simplifica las operaciones con una carta reducida para ponerle las cosas fáciles al equipo y agilizar la producción de alimentos. Las cartas compuestas por los platos más vendidos satisfarán la mayor parte de la demanda, disminuirán los costes de plantilla, reducirán el desperdicio de alimentos y simplificarán la cadena de suministro.Cuantos más elementos se puedan preparar en grandes lotes, más ágiles serán las operaciones.

Preparación eficaz:
Las cocinas de solo reparto deben configurarse de la forma más parecida posible a una cadena de producción. Además, es necesario tener a mano ingredientes suficientes en cada servicio. Los ingredientes deben estar lo más preparados posible o necesitar el mínimo cocinado y montaje durante las horas de máxima actividad.Los huecos entre las horas de más actividad se emplearán para preparar el servicio del próximo día. La zona de montaje o finalización de los platos tiene que estar cerca de los envases y tener acceso a los tickets y marcadores para poder comprobar adecuadamente todos los pedidos antes de cerrarlos y meterlos en bolsas.

Otras consideraciones:
Las condiciones de los contratos de la plantilla pueden repercutir en las responsabilidades y las horas de trabajo que se les asignen. El personal también puede tener sus propias preferencias sobre la división de turnos. Un turno más largo (en contraposición con dos turnos cortos) podría reducir el coste de desplazamiento y el riesgo de infección.

Te agradecemos la colaboración en una situación como la actual, en la que tomar precauciones extremas resulta fundamental para poder seguir dando servicio a nuestros clientes en condiciones de seguridad y contribuir al interés general de proteger la salud pública. Iremos actualizando nuestras políticas conforme evolucionen los acontecimientos.

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